La comptabilité de trésorerie est une possibilité ouverte aux entreprises de services dont l’activité est limitée pour rapprocher leurs obligations comptables de celles simplifiées des BNC.

Définition d’une comptabilité de trésorerie

Pour rappel, une comptabilité de trésorerie (voir l’explication détaillée) est un mélange de :
– comptabilité sur les encaissements durant l’année : les écritures comptables se limitent à l’enregistrement des flux de trésorerie,
– comptabilité sur les débits à la clôture : en fin d’année, toutes les opérations en cours sont enregistrées de manière à présenter les états financiers qui auraient été obtenus par la tenue d’une comptabilité sur les débits tout au long de l’année.

Régime d’imposition à TVA

Une entreprise qui tient une comptabilité sur les encaissements durant l’année à tout intérêt à être imposée à la TVA sur les encaissements :
– pour éviter toute distorsion entre ses données comptables et les éléments déclaratifs de sa déclaration de TVA (chiffre d’affaires encaissé, TVA collectée encaissée, TVA déductible payée),
– pour ne pas reverser au Trésor Public la TVA facturée à ses clients mais non encore encaissée (comme dans le cas d’une TVA sur les débits).

En conséquence, étudier le cas d’une entreprise qui tient une comptabilité de trésorerie mais opte pour une TVA sur les débits n’a pas réellement de sens.

Les écritures suivantes sont donc celles d’une entreprise de services qui a opté pour une comptabilité de trésorerie et qui est imposable à la TVA sur les encaissements.

Comptabilisation de la TVA durant l’exercice

Durant l’année, la comptabilisation de la TVA sur les encaissements est la même que l’entreprise tienne une comptabilité sur les encaissements (BNC professions libérales) ou une comptabilité de trésorerie (BIC services). Il faut donc se référer aux écritures de TVA des BNC.

Comptabilisation de la TVA à la clôture

A la clôture, contrairement aux entreprises qui relèvent des BNC, l’entreprise de services doit présenter un bilan qui tient compte des opérations en cours pour afficher l’exacte situation financière de l’entreprise à cette date.

TVA sur factures clients à la clôture

Une facture client émise et non réglée à la date de clôture ne figure pas encore dans cette comptabilité (sans encaissement, pas d’écriture dans une comptabilité sur les encaissements) : elle doit donc être comptabilisée à cette date. La TVA correspondante est enregistrée comme une TVA collectée.

Le problème, c’est que cette facture risque d’être comptabilisée une seconde fois durant l’exercice suivant lors de son règlement (tout règlement constaté sur le relevé bancaire de l’entreprise engendrant une écriture de vente).

Une solution consiste alors à passer à la clôture une écriture qui sera annulée automatiquement dès le premier jour de l’exercice suivant. Tous les logiciels comptables permettent d’automatiser cette annulation, cette extourne des écritures d’inventaire.

En précisant lors de la saisie de cette facture son extourne au 1er janvier 2016, une écriture inverse sera automatiquement passée au premier jour de ce nouvel exercice. Ainsi :
– la TVA comptabilisée au 31 décembre 2015 sera annulée dès le 1er janvier,
– lors de son règlement en 2016, cette facture pourra être comptabilisée comme les autres.

TVA sur factures fournisseurs à la clôture

Sur le même principe, les factures fournisseurs datées antérieurement à la date de clôture mais non payées à cette date n’ont pas été comptabilisées dans le cadre d’une comptabilité sur les encaissements.

Par exemple, une facture d’électricité concernant l’exercice 2015 mais reçue au début de l’année 2016 doit être comptabilisée en 2015 et faire apparaître à la date de clôture :

• En charges dans le compte de résultat 2015 : la charge d’électricité.
• A l’actif du bilan 2015 : la TVA déductible qui sera récupérée ultérieurement, lors du paiement de cette facture, en 2016.
• Au passif du bilan 2015 : la dette envers EDF, bien réelle au 31 décembre 2015.

Cette écriture d’inventaire devra être extournée au début de l’exercice suivant, pour éviter une double comptabilisation lors du règlement de cette facture.

TVA à décaisser pour le 4ème trimestre

L’entreprise soumise à la TVA sur les encaissements déclare uniquement la TVA réellement encaissée ou payée. Or les écritures d’inventaire précédentes ont ajouté dans les comptes de TVA des montants non encore payés ou encaissés. Cependant, ces écritures de clôture ont été comptabilisées dans un journal spécial, le journal d’OD, qui regroupe tous les ajustements comptables.

A l’inverse, les achats constatés à partir des relevés bancaires de l’entreprise ont été comptabilisés dans le journal des achats, et les factures réglées par des clients figurent dans le journal des ventes.

Pour établir sa déclaration de TVA du 4ème trimestre (ou connaître les soldes annuels de ses comptes de TVA), l’entreprise doit donc reporter le total de la TVA déductible enregistrée dans le journal des achats et le total de la TVA collectée comptabilisée dans son journal de ventes (ce que permet tout logiciel comptable).