L’annexe du bilan permet de poursuivre l’analyse du bilan et d’expliquer les principales variations constatées dans le compte de résultat.

Présentation des annexes du bilan et compte de résultat

Lorsqu’on est actionnaire d’une société cotée, on est convié chaque année à l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels (comme tout associé d’une SARL, d’une SCI, tout actionnaire d’une SA ou SAS...). A cette convocation des actionnaires sont joints les documents comptables qui sont à approuver : le bilan, le compte de résultat et les annexes. Les annexes font partie intégrante des états financiers d’une société. Elles donnent des informations sur les comptes de bilan et sur certains postes du compte de résultat. Il n’existe pas de modèle d’annexes comptables dicté par l’ordre des experts-comptables ou l’administration fiscale comme pour le bilan et le compte de résultat. Dans ces grandes entreprises, la rédaction des annexes relèvent donc de la responsabilité de la direction et ces annexes sont auditées par le commissaire aux comptes qui en vérifie l’exactitude.

Dans une entreprise individuelle, pourquoi rédiger des annexes ? Pour conserver une trace écrite de la justification des comptes de bilan et de l’analyse de certains postes du compte de résultat. En effet, les annexes sont une synthèse du dossier d’analyse comptable à constituer chaque année.

Il est donc vivement recommandé de toujours joindre des annexes à ses états financiers, quitte à rédiger manuellement ces annexes (qui peuvent prendre la forme d’une ou deux pages manuscrites, en en-tête d’un petit dossier d’analyse des comptes regroupant des feuilles de travail). Ces annexes aideront l’entrepreneur individuel, le gérant de SCI... à se remémorer le travail effectué :
– pour établir les comptes de l’année suivante selon les mêmes méthodes comptables,
– en cas de contrôle fiscal.

Justification des comptes de bilan

Tous les comptes de bilan sont à justifier, ce qui signifie que le solde de tout compte de bilan doit pouvoir être expliqué. Tous ces justificatifs de comptes constituent le dossier d’analyse d’un expert comptable. Lorsque l’on tient soi-même sa comptabilité, en fin d’année, il faut donc également assembler ses notes pour construire ce dossier d’analyse. Les annexes seront alors la reprise des conclusions de ce dossier d’analyse des comptes.

Compte de l’exploitant

L’entrepreneur individuel doit contrôler les prélèvements de trésorerie qu’il a effectué durant l’année en s’assurant de la concordance entre relevés bancaires professionnels et relevés bancaires individuels.

Immobilisations et amortissements

Le plan d’amortissement de chaque immobilisation inscrite au bilan doit être établi. Il sera joint au dossier d’analyse des comptes de chaque exercice, tant que cette immobilisation restera inscrite au bilan. Il faut donc vérifier que les additions des plans d’amortissement (valeurs brutes, amortissements, valeurs nettes) correspondent bien aux informations du bilan.

Stocks

Les stocks font obligatoirement l’objet d’un inventaire physique. A la date de clôture, tous les articles présents en stock sont comptés. La valorisation des stocks se fait au coût d’achat. Le total de la valorisation des stocks figure au bilan. Le dossier d’analyse des comptes comportera donc cet inventaire physique des stocks (comptage par article, valorisation de chaque ligne). Les annexes en revanche pourront présenter le stock par type de produits, par fournisseur... apportant ainsi une information complémentaire à la seule valorisation globale des stocks.

Fournisseurs

Expliquer le solde du compte fournisseurs consiste à détailler la dette qu’une entreprise a envers chacun de ses fournisseurs à la date de clôture (liste des factures fournisseurs non réglées à la date de clôture classées par nom de fournisseur).

Lorsque l’on ne possède que très peu de fournisseurs, ce détail peut être reporté dans les annexes. S’ils sont plus nombreux (au-delà de cinq), les annexes pourront chercher une autre présentation en regroupant par exemple :
– les factures par mois d’émission : des factures de plus 3 mois à la date de clôture sont en effet suspicieuses,
– les factures par date de règlement : en effet, les comptes sont établis concrètement à une date postérieure à la date de clôture ; or il est intéressant d’identifier les factures fournisseurs qui n’ont toujours pas été réglées deux ou trois mois après la clôture.

Clients

De la même façon que pour les fournisseurs, toutes les factures clients émises durant un exercice et non réglées à la date de clôture doivent être identifiées (listées, avec une photocopie de ces factures de préférence).

Dans les annexes, il peut être intéressant de montrer à la date de clôture la répartition des créances clients par clients, par type de prestation, par origine des clients, en fonction du délai de paiement qui a été accordé... D’une façon générale, les annexes devront reprendre les informations suivies tout au long de l’année par le gérant de l’entreprise dans ses tableaux de bord. Par exemple, si des délais de paiement différents sont accordés aux clients suivant qu’il s’agit d’entreprises ou de particuliers, c’est cette distinction qui sera reprise dans les annexes.

Dettes sociales

Les cotisations sociales des entreprises individuelles sont appelées forfaitairement durant leurs deux premières années d’existence puis régularisées la troisième année. Ensuite, sur le même principe, de nombreuses cotisations appelées sont régularisées d’une année sur l’autre. Le solde des comptes correspondant aux caisses de cotisations sociales doivent donc être justifiés par les différentes régularisations attendues.

Ces régularisations de charges d’une année figurent généralement sur le premier appel de cotisations de l’année suivante, que l’on reçoit souvent avant d’avoir clôturer ses comptes. On peut alors ajouter dans son compte de résultat les charges correspondantes ou les remboursements de charges attendus et modifier le solde de ses dettes sociales au bilan.

Dettes fiscales

Lorsque l’entreprise est soumise à l’impôt sur le revenu, cet impôt n’est pas à comptabiliser dans la comptabilité de l’entreprise puisqu’il est déclaré sur la déclaration de revenus de l’entrepreneur individuel. Les dettes fiscales se limitent alors à la TVA.

La TVA à décaisser qui apparaît au bilan dans les dettes à la date de clôture doit correspondre au montant de TVA payée lors de la déclaration suivante (du mois ou du trimestre suivant).

Lorsque l’entreprise individuelle relève du régime de la TVA sur les encaissements, le solde de la TVA à régulariser (TVA sur les factures clients non encore encaissées) doit correspondre à la TVA incluse dans les créances clients. En effet, si un client doit 119,60€ TTC, ce montant apparaîtra en créance (actif du bilan) et une dette fiscale de 19,60€ (passif du bilan) indiquera que les 19,60€ de TVA attendus seront à reverser à l’Etat. Au total, l’entreprise a bien une créance nette de 100€ sur son client.
Ainsi le solde théorique de TVA à régulariser s’élève donc à :
solde théorique : solde créances clients France/1,196*0,196

Produits à recevoir et charges à payer

Les produits et charges certains, justifiés par des pièces comptables, concernant l’exercice N mais dont le règlement interviendra durant un exercice ultérieur seront malgré tout comptabilisés en N et détaillés au bilan.

La régularisation des charges et produits à la clôture fait l’objet d’un dossier spécifique.

Banque

Un rapprochement bancaire doit être effectué à la date de clôture pour expliquer les différences entre :
– le solde bancaire du relevé de compte à la date de clôture,
– le solde de la banque indiqué à l’actif du bilan.
Les écarts proviendront essentiellement des règlements et encaissements effectués par l’entreprise à la fin de l’exercice (chèque émis, remises de chèques) et qui n’apparaîtront que sur les relevés bancaires du début de l’année suivante.

Caisse

Un inventaire de caisse doit obligatoirement être effectué à la date de clôture et indiquer le nombre de pièces et de billets contenus dans la petite caisse (nombre de pièces de 1 centime, 2 centimes, 5 centimes... et total détenu en espèces). Le montant de la caisse indiqué au bilan doit évidemment correspondre à cet inventaire.

Durant l’année, la caisse ne peut jamais être négative (créditrice). Cette information peut être vérifiée dans le grand-livre (voir Organisation comptable).

Explication de comptes du compte de résultat

Il n’y a pas d’obligation de justifier les lignes du compte de résultat qui se trouvent justifiés indirectement par l’analyse des comptes de bilan. Si les soldes fournisseurs sont justifiés, le montant des achats comptabilités le seront aussi.

En revanche, tous les postes de charges et de produits pour lesquels des variations significatives sont constatées et ne peuvent s’expliquer par la variation du chiffre d’affaires peuvent faire l’objet de commentaires.