La comptabilisation des charges constatées d’avance se retrouve dans toute entreprise. Même si ces écritures ont généralement peu d’impact sur le résultat fiscal, ces ajustements des charges de l’exercice s’imposent au comptable (au chef d’entreprise qui tient seul sa comptabilité).

Définition des charges constatées d’avance

Une charge constatée d’avance correspond à une facture, ou une partie d’une facture, qui a été comptabilisée durant l’exercice alors que la prestation ou l’achat de marchandises correspondant doit être rattaché à l’exercice suivant.

Par exemple, le loyer du mois de janvier N+1 payé au mois de décembre N :
– a été logiquement comptabilisé au mois de décembre en charges,
– n’aurait pas dû modifier le résultat de l’exercice N, sa comptabilisation n’aurait dû intervenir qu’au mois de janvier N+1.

Seulement, la facture de loyer correspondante a bien été envoyée et est bien datée du mois de décembre. Il est donc logique que cette facture soit comptabilisée en décembre N. En revanche, à la clôture, le comptable doit :
– annuler la charge de loyer sur l’exercice N,
– reporter cette charge sur l’exercice N+1.

C’est donc uniquement la charge qui doit être déplacée d’un exercice sur l’autre, pas la facture dans son ensemble. Ainsi, resteront dans les comptes de l’exercice N :
– la dette envers le fournisseur (le bailleur qui a émis la facture de loyer),
– la créance sur l’Etat au titre de la TVA déductible payée sur ce loyer.

Comptabilisation des charges constatées d’avance

Les écritures de charges constatées d’avance sont listées ci-dessous, avant de démontrer leur impact sur le compte de résultat et le bilan de l’exercice clôturé.

Facture fournisseur émise durant l’exercice clôturé

Pour mieux mettre en valeur l’intérêt de la comptabilisation d’une charge constatée d’avance, commençons par enregistrer au journal la facture fournisseur qui a été initialement enregistrée au journal.

Dans notre exemple, il s’agit des charges locatives du 1er trimestre 2014 qui ont été facturées le 15 décembre 2013, date de règlement attendue avant le 22 décembre 2013. Cette pratique est courante, et concerne aussi bien les entreprises qui disposent d’un local professionnel que les SCI qui détiennent des biens immobiliers (voir les écritures comptables d’une SCI).

Dans cette société qui clôture au 31 décembre, cette facture de charge a donc été comptabilisée pour son montant de 457,00 euros HT plus 24,37 euros de TVA (la TVA ne s’appliquant qu’à une partie de ces charges).

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l’écriture	Débit	Crédit
ACHATS	12008	15/12/2013	614000	Charges locatives	Charges locatives 1er T 2014	457,00
ACHATS	12008	15/12/2013	446600	TVA déductible	Charges locatives 1er T 2014	24,37
ACHATS	12008	15/12/2013	401000	Fournisseurs	Charges locatives 1er T 2014		481,37

Annulation de la charge à la clôture

A la clôture de l’exercice 2013, la charge enregistrée sur l’exercice 2013 et qui ne concerne pas cet exercice doit tout d’abord être annulée avant d’être reportée sur l’exercice suivant.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l’écriture	Débit	Crédit
OD	OD005	31/12/2013	486000	Charges constatées d’avance	Annul. charges locatives 1er T 2014	457,00
OD	OD004	31/12/2013	614000	Charges locatives	Annul. charges locatives 1er T 2014		457,00

Report de la charge sur l’exercice suivant

Dès le premier jour de l’exercice 2014, la charge correspondant à la facture de 2013 doit être réintégrée dans les comptes pour apparaître dans les charges locatives 2014.

L’écriture de clôture doit donc simplement être contrepassée, toujours dans le journal d’OD (Opérations diverses), soldant ainsi le compte n°486000 de charges constatées d’avance qui n’a servi qu’aux besoins de la clôture pour afficher à la date du 31 décembre l’état exact des charges et produits de l’exercice écoulé.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l’écriture	Débit	Crédit
OD	OD001	01/01/2014	486000	Charges constatées d’avance	Charges locatives 1er T 2014		457,00
OD	OD001	01/01/2014	614000	Charges locatives	Charges locatives 1er T 2014	457,00

Suite à cette écriture d’extourne des charges constatées d’avance :

• Le compte 486000 de charges constatées d’avance est soldé : débité à la clôture, crédité du même montant suite à cette clôture, le solde de ce compte est nul.
• Le compte 614000 de charges locatives
  • affiche un solde nul en 2013 : la charge enregistrée lors de la comptabilisation de la facture a été annulée à la clôture
  • indique une charge de 457,00 euros au titre de l’exercice 2014, grâce à l’extourne des charges constatées d’avance 2013 au premier jour de l’exercice 2014.

Bilan et charges constatées d’avance

Que ce soit dans une SCI ou dans une entreprise, le charges constatées d’avance figurent tout en bas de l’actif du bilan.

BILAN AU 31/12/13
ACTIF		PASSIF
TVA déductible	24,37	Fournisseurs	481,37
Charges constatées d’avance	457,00
		Résultat	+ 0
TOTAL ACTIF	481,37	TOTAL PASSIF	481,37

Au final, l’écriture de charge constatée d’avance a permis de supprimer l’impact de cette facture sur le résultat fiscal de l’exercice clôturé. A l’inverse, sur l’exercice suivant, la charge de 457,00 euros sera bien prise en compte (elle apparaît dans les comptes dès le 1er jour de cet exercice).

Concernant le bilan, la facture n’a pas de raison d’être effacée, car la dette envers le fournisseur est bien réelle. C’est pourquoi on retrouve dans les comptes de clôture :
– la facture fournisseur,
– la TVA déductible correspondante.
Cependant, ces éléments de bilan sont compensés par l’enregistrement de la charge constatée d’avance et le compte 486 qui permet d’équilibrer le bilan sans avoir recours pour cela au résultat.

Pour justifier le compte n°486 Charges constatées d’avance, la liste de toutes les charges qui ont été reportées d’un exercice sur le suivant doit être établie.

Charges généralement payées d’avance dans la pratique

Dans la pratique, au sein d’une même société, on retrouve généralement d’une année sur l’autre les mêmes charges constatées d’avance, en fonction des pratiques de ses fournisseurs. On peut citer notamment :
– Les factures d’achat de marchandises qui n’ont pas encore été livrées à la clôture pour des raisons diverses. Dès lors que ces marchandises ne figurent pas dans le stock de clôture, les factures correspondantes constituent des charges constatées d’avance.
– Les charges locatives par exemple, généralement appelées par les syndics avant même le début de la période concernée.
– Les abonnements ou une partie des charges d’électricité, d’eau, de télécommunication : si les consommations sont généralement appelées en fin de période, les abonnements sont le plus souvent payés d’avance. Si une partie seulement de l’abonnement est à reporter dans l’exercice suivant, le montant de la charge constatée d’avance est calculé au prorata.
– Les abonnements à des magasines (compte 618 Documentation technique) sont payés d’avance.
– Les charges d’assurance le plus souvent facturées pour une année entière...