Des écritures de FAE doivent être comptabilisées à la clôture pour enregistrer en produits les factures à émettre à des clients au titre de l’exercice clôturé.

Pour une définition des factures à établir, se reporter à notre cours de comptabilité.

Identifier les FAE à partir du journal

C’est le service commercial qui, dans une entreprise, est capable de fournir les informations les plus précises sur la date d’une livraison ou d’une prestation. Le logiciel commercial en particulier est l’outil qui, croisé au logiciel comptable, permet une correcte comptabilisation des cas litigieux de FAE notamment. Aussi, les auditeurs d’une grande entreprise tentent dans le cadre de leurs contrôles de s’assurer que les prestations d’un exercice figurent bien dans les états financiers de cet exercice, autrement dit que le cut-off a bien été respecté. Dans le cadre du contrôle de l’exhaustivité des FAE, on vérifiera que la facture émise en N+1 pour une prestation réalisée en N apparaît bien dans les FAE à la clôture de N.

Repérer les FAE dans une petite comptabilité

Dans une petite comptabilité, la logique est la suivante : les factures à établir, et qui donc n’ont pas été établies à la clôture, ne figurent pas dans le journal de vente. En revanche, le libellé (qui aura dû être complété aussi convenablement que possible évidemment...) des factures comptabilisées doit permettre d’identifier les périodes (les mois, semaines...) qui ont été facturées avant la clôture. Ainsi, en fonction de ces libellés, on peut identifier les périodes qui justement n’ont pas encore été facturées à la clôture.

Ensuite, dans le journal des ventes de l’exercice suivant, toujours à partir des libellés, on cherche les factures qui pourraient correspondre à des prestations ou ventes effectivement réalisées avant la clôture de l’exercice précédent.

Bien sur, cette méthode ne présente un intérêt que pour les entreprises qui facturent des services par période. Dans tous les cas, il faudra se référer aux factures émises durant l’exercice suivant pour s’assurer que certaines de ces factures concernaient en réalité des prestations réalisées durant l’exercice clôturé.

Par exemple, la mention "Livré le ..." "Remis le ..." sur une facture de vente permet de rattacher une prestation ou une vente à un exercice donné.

Exemple de FAE

Ci-après le journal de VENTE d’une entreprise à la clôture.

On note que de nombreuses factures clients ont été émises en 2012 pour des prestations mensuelles. Aussi, on peut noter, par clients, des périodes non facturées en 2012 :

• Client "Devis proximité" : le mois de décembre (libellé 12/12) n’apparaît pas dans le journal de ventes,
• "Leadbusiness" : les périodes 11 et 12 n’ont pas été facturées en 2012 (les mois de novembre et décembre par conséquent),
• "US EXPORT" : il manque dans les ventes la période 12/12 (le mois de décembre 2012),
• "Presse" : les factures 11/12 et 12/12 n’apparaissent pas dans les écritures 2012.

Le montant de ces facturations doit logiquement se trouver dans le journal des ventes de l’exercice suivant, soit 2013. A partir de ce journal peuvent être retrouvées les factures correspondantes.

Dans notre exemple on classe dans notre dossier de clôture les factures clients émises en 2013 pour des prestations réalisées en 2012 et qui justifient les écritures de FAE ci-dessous :

Comptabiliser les FAE

Modèle d’écriture des FAE

L’écriture de comptabilisation d’une facture à établir a été présentée dans nos cours de comptabilité dans le dossier "écritures de clôture". Ce cours de comptabilité sur les FAE est particulièrement important pour bien comprendre :
– l’écriture de FAE comptabilisée à la clôture d’une exercice N comme dans les exemples ci-dessous,
– mais aussi les écritures comptabilisées en N+1 du fait de ces FAE constatées à la clôture. Or ces écritures ne seront pas détaillées dans cet article.

Exemple d’écritures de FAE

Les FAE mises en évidence dans le journal doivent être comptabilisées à partir des pièces comptables correspondantes. Ces pièces sont donc les factures émises en N+1 pour les prestations réalisées en N. Ces factures datées N+1 sont donc à photocopier et à insérer dans le dossier de clôture de N pour justifier les écritures suivantes de FAE qui ont un impact direct sur le résultat fiscal de l’exercice clôturé.

Ecriture de FAE à la clôture

L’écriture suivante dépend évidemment de l’état des FAE précédemment établi, état auquel sont jointes une copie des 6 factures correspondantes dans le dossier de clôture.

Une seule écriture est comptabilisée regroupant l’ensemble des FAE, mais il est important de distinguer chaque facture composant ce total, ne serait que pour permettre ultérieurement le pointage des comptes clients concernés.

Ecriture de FAE au premier jour de l’exercice suivant

Etant donné que ces factures émises en 2013 seront parfaitement logiquement comptabilisées dans le journal 2013, il faut annuler l’écriture d’OD comptabilisée à la clôture (écriture ci-dessus). Ainsi :
– les produits correspondants resteront bien inscrits dans les comptes de 2012,
– et seront bien annulés dans ceux de 2013.

Se reporter pour plus de détails à nos cours de comptabilité.