La définition d’une balance comptable tient à :
– sa construction,
– son utilisation dans le cadre d’un audit des comptes, pour déceler des anomalies éventuelles dans une comptabilité.

Présentation d’une balance comptable

Une balance comptable reprend les soldes de chaque compte du plan comptable de l’entreprise. Pour déterminer ce solde, le total des débits et crédits de la période sont également reportés dans une balance (voir notre exemple de balance comptable).

Au final, c’est la dernière ligne de chaque compte dans le grand-livre qui est reportée dans la balance.

Pour exemple, reprenons le compte de produit (compte n°706000, correspondant à des loyers encaissés) présenté dans la définition d’un grand-livre comptable et notons la dernière ligne de ce compte dans le grand-livre :

n°compte	libellé compte	n°pièce	date pièce	libellé de l’écriture	débit	crédit	solde
706000	Production vendue			TOTAL	0,00	7.190,00	-7.190,00

On peut reporter dans la balance la décomposition de ce solde à la clôture de l’exercice :

n°compte	libellé compte	total débit	total crédit	solde
706000	Production vendue	0,00	7.190,00	-7.190,00

La balance n’est donc qu’un état de synthèse qui avait pour utilité principale, lorsque la comptabilité était tenue manuellement (avant l’existence de logiciels comptables), de permettre le passage entre le grand-livre et les états financiers en s’assurant de l’égalité entre l’ensemble des soldes débiteurs et créditeurs.

En effet, une balance est obligatoirement équilibrée et le résultat de l’entreprise n’y apparaît pas puisque tous les comptes utilisés y figurent. Ce n’est que lorsque l’on répartira ces comptes entre le bilan et le compte de résultat qu’un déséquilibre apparaîtra dans chacun des deux documents et pour un montant équivalent : le résultat.

Contrôle des soldes d’ouverture

La première demande de tout auditeur qui doit contrôler une comptabilité est l’édition d’une balance comptable de l’exercice concerné et sur laquelle figurera les soldes de l’exercice antérieur.

Son premier contrôle consiste à vérifier que les soldes d’ouverture correspondent bien aux soldes affichés dans les états financiers de l’exercice antérieur.

Reprenons l’exemple ci-dessus :

n°compte	libellé compte	débit	crédit	solde N	solde N-1
706000	Production vendue	0,00	7.190,00	-7.190,00	-7.020,00

NB : en négatif apparaissent les soldes créditeurs.

Ce premier contrôle consiste donc dans cet exemple à vérifier que le solde du compte 706000 Production vendue dans le compte de résultat de l’année N-1 était bien de 7.020,00 euros.

Ce contrôle est particulièrement important dans la mesure où il permet de déceler des erreurs qui proviendraient de la saisie d’une écriture concernant l’exercice N dans le journal de N-1. Normalement, les comptes étant clôturés, une telle erreur est impossible. En revanche, dans une petite entreprise qui utilise un logiciel comptable parfois trop souple, ce cas de figure est envisageable. En particulier, le solde des comptes de trésorerie (banque et caisse) et de tiers (clients et fournisseurs) à l’ouverture sont à vérifier.

Vérification de l’exhaustivité grâce à la balance comptable

La balance comptable permet également de vérifier la cohérence de l’évolution des soldes d’un exercice sur l’autre. Il est donc intéressant de faire ressortir la variation annuelle des soldes de la balance :

Contrôle des produits

n°compte	libellé compte	solde N	solde N-1	écart N / N-1	variation N / N-1
706000	Production vendue	-7.190,00	-7.020,00	-170,00	2,42%

Dans notre exemple, la variation des loyers encaissés correspond à l’augmentation légale des loyers. Cette variation semble donc justifiée.

En revanche, on peut imaginer que l’on rencontre une anomalie au regard des charges locatives encaissées :

n°compte	libellé compte	solde N	solde N-1	écart N / N-1	variation N / N-1
708100	Charges locatives	- 700,00	- 840,00	+ 140,00	- 16,67%

Quelle opération justifie une baisse des charges appelées durant l’exercice N ? Une régularisation des charges antérieures ? Ou bien, plus simplement, une erreur sur le compte utilisé ? En effet, le produit correspondant a très bien pu être enregistré dans un compte autre que le 708100. Pour répondre à cette question et trouver l’origine de cette anomalie, il faut consulter le détail de ce compte dans le grand-livre et vérifier que 12 écritures (1 par mois) y figurent bien.

Contrôle des charges

De la même façon, la cohérence des charges d’un exercice et leur exhaustivité (toutes les charges de l’exercice ont bien été comptabilisées) sont à contrôler.

Par exemple, les comptes de cotisations sociales posent souvent problème en raison des régularisations de charges qui interviennent durant l’année.

n°compte	libellé compte	solde N	solde N-1	écart N / N-1	variation N / N-1
645100	URSSAF	3.800,00	4.100,00	- 300,00	- 7,32%
645200	Mutuelle	700,00	900,00	- 200,00	- 22,22%
645300	Retraites et de prévoyance	1.120,00	1.200,00	- 80,00	- 6,67%

La baisse des cotisations URSSAF est parfaitement possible. Il suffit pour cela qu’une baisse des revenus de l’exploitant ait été constatée, entraînant une régularisation de ses cotisations. D’ailleurs, la variation des cotisations URSSAF est cohérente avec celle des cotisations retraite (assises également sur le revenu d’activité).
En revanche, la baisse de 22% des cotisations versées à la Mutuelle est suspecte et l’origine de cette diminution est à rechercher ou à justifier (présenter une explication détaillée et justifiée, un changement de couverture par la mutuelle par exemple).

En conclusion, l’analyse de la balance comptable permet de s’assurer dans le grandes lignes de la cohérence d’une comptabilité. Certes, ce n’est pas dans la balance que l’on découvrira une facture d’un montant faible non saisie durant l’exercice. En revanche, l’oubli de l’amortissement d’une immobilisation, de la comptabilisation des cotisations du dernier trimestre, des erreurs d’imputation au niveau des comptes utilisés... peuvent être repérés par une analyse de la balance comptable.