Les espèces encaissées par l’entreprise ou ses dépenses effectuées en cash ne modifient pas le solde de son compte bancaire mais celui de sa petite caisse. En effet, dès qu’une entreprise manipule des espèces, elle doit créer un compte de caisse (n°530000) et ainsi qu’un journal de caisse grâce auquel les mouvements d’espèces seront suivis.

Créer une petite caisse

Dans un commerce par exemple, l’existence d’une petite caisse est une obligation pour pouvoir :
– encaisser les règlements en espèces,
– rendre la monnaie.
Périodiquement, ces espèces sont déposées en banque, en laissant cependant un fonds de caisse (100 euros par exemple permettant le fonctionnement du commerce).

Dans les autres entreprises, une petite caisse, alimentée par la banque, facilite les règlements de petites factures (papeterie dans un supermarché, timbres...), de pourboires... Cependant, il faut absolument faire preuve de rigueur lorsque des espèces sont manipulées. Aussi, pour des mouvements très occasionnels, mieux vaut peut-être se limiter à l’émission de chèques, ou obtenir une carte bancaire qui permet ces mouvements (Monéo).

La création d’une petite caisse oblige :

• à créer des pièces de caisse pour tout flux de trésorerie constaté en espèces :
  • Pour les encaissements, il s’agit du double du ticket de caisse édité par le logiciel de caisse utilisé.
  • Pour les décaissements, une facture doit justifier chaque dépense en espèces. En l’absence de facture (on a cité précédemment le versement d’un pourboire par exemple), une pièce de caisse numérotée doit être créée par l’entreprise, et signée par son responsable.
• en comptabilité, à l’enregistrement :
  • de la création de la caisse par le dépôt d’un fonds de caisse et de tout autre dépôt provenant du compte bancaire de l’entreprise,
  • des mouvements d’espèces,
  • des dépôts de ces espèces sur le compte bancaire de l’entreprise.

Les écritures ci-dessous se limitent aux mouvements d’espèces comptabilisés dans le journal de Caisse de l’entreprise. En ce qui concerne les mouvements entre cette Caisse et la Banque de l’entreprise, un article détaille plus largement les virements internes entre les comptes de trésorerie de l’entreprise (entre Caisse et Banque, mais aussi Banque et Livret d’épargne, bons de caisse...).

Encaissement d’espèces

L’entreprise reçoit des espèces d’un client. Elle enregistre en caisse cet encaissement et le logiciel de caisse utilisé édite une pièce comptable qui témoigne de ce flux financier. Ce logiciel va également gérer automatiquement le écritures de vente et les encaissements de la journée.

Ci-dessous, c’est le traitement manuel d’une pièce de caisse d’encaissement d’espèces qui est détaillé.

Écriture comptable

Dans le journal de CAISSE sont saisis tous les flux financiers en espèces. Une écriture d’encaissement d’espèces intervient généralement après la comptabilisation d’une vente dans le journal de VENTE.

Règlement en espèces

Cette écriture est plus courante dans la mesure où elle concerne quasiment toutes les entreprises et, en particulier, les plus petites structures qui n’utilisent aucun logiciel et les entreprises autres que commerciales.

Il s’agit par exemple d’enregistrer le paiement en espèces de fournitures achetées dans un supermarché. Dans le journal d’ACHATS doit donc être saisie préalablement l’écriture d’achat à partir de la facture émise par le supermarché (qui doit indiquer le montant de la TVA déductible). Ensuite, le règlement en espèces est enregistré dans le journal de CAISSE.

Écriture comptable

Suivi de la caisse au bilan

On reporte dans le bilan de l’entreprise l’ensemble des journaux (CAISSE, ACHATs et VENTES) et des écritures (sans TVA) correspondant à ces mouvements (aussi bien la vente et l’achat que l’encaissement et le décaissement qui en résultent) :

Les comptes clients et fournisseurs sont soldés (solde nul) car la vente et l’achat enregistrés ont été soldés par les flux de trésorerie comptabilisés dans le journal de Caisse ci-dessous.

La caisse, dont le solde était nul au départ, a un solde de 7,63 euros. Il faut souligner que ce solde doit être en permanence positif. Dans notre exemple, il n’aurait pas été possible de comptabiliser le règlement de 2,63 euros avant l’encaissement de 10,00 euros, tout simplement car une entreprise ne peut pas avoir des espèces négatives dans sa petite caisse (un découvert en espèces ?).

Le résultat de 7,63 euros au bilan correspond à celui du compte de résultat et à la différence entre un produit de 10 euros et une charge de 2,37 euros.

En l’absence d’autres mouvements durant cet exercice, l’inventaire de caisse réalisé au dernier jour de cet exercice (le comptage des espèces réellement présentes dans la caisse de l’entreprise à la date de clôture) devra indiquer 7,63 euros.