Les charges à payer fonctionnent de la même façon que les factures non parvenues ou FNP, la différence entre les deux se limitant à une nuance.

Différence entre CAP et FNP

Les FNP, factures non parvenues, sont des factures fournisseurs qui n’ont pas été reçues à la date de clôture alors qu’elles auraient dû l’être.

Par exemple, dans le cas d’une clôture au 31 décembre N, un fournisseur qui a livré ses marchandises le 30 décembre N et émis la facture correspondante en date du 2 janvier N+1 aurait dû établir sa facture sur le même exercice que la livraison.
Maintenant, en comptabilité, on peut parfaitement régulariser la situation par une écriture de FNP :
– en ajoutant l’achat à l’exercice N, c’est à dire en comptabilisant la facture en avance par rapport à sa date d’émission, même si elle n’était pas encore parvenue au 31 décembre,
– en annulant cet achat sur l’exercice N+1, pour éviter toute double comptabilisation de cette pièce comptable.

Une CAP, charge à payer, fonctionne exactement de la même manière, mais concerne des charges autres que les achats à des fournisseurs.

Les CAP correspondent donc à des dettes envers :
– le personnel,
– les caisses de cotisations sociales,
– l’état, au titre d’une taxe à payer.

Numéro de compte d’une CAP

Il n’existe pas de compte spécifique pour toutes les charges à payer. Un compte de CAP, qui est un compte de régularisation, utilisé uniquement au moment de la clôture comptable, se construit à partir du compte principal que la CAP va corriger. Pour cela, le chiffre 8 est ajouté en troisième position au compte principal.

Les numéros de compte des charges à payer sont ainsi :

Comptabilisation d’une charge à payer

La comptabilisation d’une CAP se passe au final en trois temps :
– A la clôture N, la CAP est ajoutée dans les charges du compte de résultat.
– Au 1er jour de l’exercice N+1, la CAP est extournée (l’écriture précédente est comptabilisée à l’envers),
– Au jour de la réception de la pièce comptable correspondante, de la charge réelle donc, celle-ci est comptabilisée et s’annule avec l’écriture d’extourne précédente.

Le résultat de ces 3 écritures :
– la charge est passée en N,
– la charge est annulée puis passée en N+1, n’ayant aucun impact au total sur l’exercice N+1.

Exemple d’enregistrement d’une CAP

Considérons l’exemple d’une rémunération à verser au gérant d’une société. Le montant de ce complément de rémunération a été décidé en 2015, une fois connu le résultat fiscal de 2014. Cette charge déductible est intégrée dans les comptes 2014 par une écriture de charge à payer.

Ecriture de CAP à la clôture

La rémunération exceptionnelle à ajouter aux charges 2014 s’élève à 5.000 euros. Le problème des charges sociales correspondantes n’est pas traité ici.

Contrepassation de la CAP

Au 1er janvier 2015 est extournée l’écriture d’ajustement des comptes précédente. Cette contrepassation est automatique si l’on utilise un logiciel comptable et que cette extourne est spécifiée lors de la comptabilisation de l’écriture de clôture.

Comptabilisation de la rémunération versée

Lors du règlement effectif de cette rémunération, le comptable va enregistrer le chèque de règlement ou le virement dans le journal de banque, sans se préoccuper des écritures précédentes.

Pour simplifier, on considère la tenue d’une comptabilité de trésorerie et donc l’enregistrement de la charge directement dans le journal de banque.

Analyse du grand-livre

En conclusion, on peut présenter l’état du compte 641000 de rémunération dans le grand-livre afin de souligner :
– la baisse du résultat 2014 du fait de l’écriture de CAP,
– l’absence d’impact sur le résultat 2015.

On retrouve ici tout l’intérêt du grand-livre pour l’analyse des comptes :
– le solde du compte 641 est donc de 5.000 euros, une charge de 5.000 euros a donc bien été comptabilisée,
– à la clôture de 2014, le solde du compte était déjà de 5.000 euros, par conséquent la totalité de la charge a bien été enregistrée en 2014.