L’objectif de cet article est de présenter, petit à petit, les écritures comptables telles qu’elles sont ensuite détaillées sur ce site, en expliquant :
– à quoi sert une écriture comptable,
– les informations qu’elle doit comporter.

Cette présentation est donc destinée aux grands débutants qui n’ont aucune connaissance comptable, avant de pouvoir consulter les écritures comptables de SCI du dossier suivant ou nos cours de comptabilité plus détaillés encore.

Limites de la modification des états financiers après chaque écriture

Jusqu’à maintenant, nous avons enregistré des opérations comptables en notant leur impact dans le bilan et le compte de résultat. Par exemple, considérons une vente de 15€ en espèces, à comptabiliser en respectant le principe de la partie double.

Le principe de la partie double impose de comptabiliser deux écritures et d’utiliser un compte de tiers, soit un compte de client pour une vente :
– 1er écriture : facture de vente (vente de marchandises et créance sur un client),
– 2ème écriture : règlement client (annulation de la créance client et encaissement en espèces).

Impact des deux écritures sur le bilan

Au niveau du bilan (voir la définition du bilan dans notre dossier "organisation comptable"), on doit constater :

• d’une part :
  • dans un premier temps la créance sur le client : lors de la vente
  • dans un second temps l’annulation de cette créance : lors du paiement de sa facture
• d’autre part l’encaissement de trésorerie en espèces

Impact sur le compte de résultat

Au compte de résultat est simplement enregistrée la vente au client.

En suivant cette présentation de l’enregistrement des opérations comptables, on pourrait très bien imaginer une petite structure, non soumise à l’obligation de tenir une comptabilité sur les débits et comptant quelques dizaines d’opérations par an qui pourrait ainsi établir ses états financiers (par exemple, une SCI qui compterait chaque année 12 loyers encaissés, 4 appels de charges, et deux ou trois autres dépenses). Prévoir simplement une bonne gomme pour corriger le bilan et le compte de résultat autant de fois qu’il y a d’opérations à comptabiliser...

Limite de cette présentation

Cependant, cette méthode présente des limites évidentes :
– Elle ne peut être que manuelle, que pourrait apporter l’informatique dans ces gommages perpétuels ?
– Les risques d’erreur sont importants, à moins de recalculer également le total de l’actif, du passif, des produits et des charges après chaque opération...
– Il n’existe aucun moyen de retrouver après coup le mode d’enregistrement d’une opération (aucun contrôle a posteriori, une opération comptabilisé à l’envers ne serait pas décelable).
– Il n’existe aucun détail de chaque ligne du bilan et du compte de résultat. Or le détail du compte de banque par exemple est obligatoire pour effectuer un rapprochement bancaire, le détail des comptes de tiers permettront d’en expliquer le solde à la clôture...

C’est pourquoi la loi oblige les entreprises à établir des documents comptables intermédiaires que nous présenterons dans le dossier "Organisation comptable". Ce premier document obligatoire est le journal comptable dans lequel les opérations comptables sont écrites les unes après les autres.

Mise en évidence du journal comptable

Le journal comptable permet de noter les opérations comptables d’une entreprise au jour le jour, ces opérations étant ensuite reportées dans le bilan et le compte de résultat.

Journal comptable simplifié

Ci-dessous une ébauche de journal comptable :

Cet enregistrement comptable permet un report ultérieur dans les états financiers des informations suivantes :

• libellé du compte (conforme au plan comptable) qui indique sur quelle ligne du bilan ou du compte de résultat doit être reportée l’opération,
• montant de l’opération,
• et sens de l’opération. Dans notre exemple, on sait en effet que le compte de caisse (à l’actif du bilan) doit être augmenté de 15€ puisque cette opération a été comptabilisée au débit, à gauche, à l’actif, qu’importe les mots pour le moment. A l’inverse, si cet enregistrement avait indiqué un montant de 15€ au crédit (à droite, au passif), cela aurait signifié une diminution des espèces de 15€.
  Quant au compte de vente de marchandises (dans les produits du compte de résultat), il doit être augmenté de 15€ puisque cette opération a été comptabilisée au crédit.
  

Limite de journal simplifié

En revanche, cette écriture des opérations comptables ne permet pas :

• De connaître le numéro de chaque compte utilisé, plus facile à retenir et à saisir que le libellé du compte selon le plan comptable général.
• D’identifier chaque opération : comment distinguer deux opérations d’un même montant (ce qui est fréquent, pour les abonnements notamment) ? Comment rechercher une écriture passée ? Comment retrouver l’origine de cette opération, la pièce comptable correspondante ?
• D’indiquer le journal dans lequel l’opération est comptabilisée. Rappelons en effet que pour les entreprises qui tiennent une comptabilité sur les débits, le principe de la partie double oblige à l’utilisation de journaux différents pour l’enregistrement de chaque type d’opérations : Achat, Ventes, Banque, Caisse, Opérations Diverses.

Présentation du journal comptable

Il n’existe pas de format imposé pour un journal comptable. En revanche, les informations qui doivent figurer dans ce journal où être saisies dans un logiciel de comptabilité comprennent au minimum les données suivantes :

• le journal comptable dans lequel l’opération est comptabilisée (lorsqu’on tient une comptabilité papier, il existe un journal papier différent pour chaque type d’opération),
• le numéro de pièce : cette donnée permet de faire le lien entre une pièce comptable (facture, ordre de virement, bordereau de cotisations...) et l’écriture comptable correspondante,
• la date de l’opération,
• le numéro de compte et le libellé de compte (selon le plan comptable),
• le libellé de l’écriture, qui décrit l’origine de l’opération et indique donc généralement le numéro de la facture comptabilisée, le nom du fournisseur ou du client, une abréviation de la prestation achetée ou vendue...
• le montant de l’opération inscrit au débit ou au crédit.

Sur ce site, nous utiliserons le modèle d’écriture suivant, qui correspond au journal comptable du logiciel gratuit à utiliser parallèlement à ces cours de comptabilité en ligne pour mettre en pratique les compétences acquises :