La balance est obtenue grâce à un tableau croisé dynamique qui va chercher les informations comptables dans le journal.

Une balance comptable a pour but de présenter le solde de chaque compte utilisé par l’entreprise.

Étapes de la construction de la balance

1) Comme pour le grand-livre, tel qu’établi précédemment, il faut sélectionner toutes les cellules du journal comptable (depuis la cellule tout en haut à gauche jusqu’à la dernière cellule en bas à droite dans l’onglet "journal comptable")

2) Choisir dans le menu :
– Données
– Pilote de données
– Démarrer
– OK

Le pilote de données s’est affiché et indique tous les champs du tableau croisé dynamique :
– Journal,
– N° pièce,
– Date pièce...

Ces champs sont les intitulés des colonnes du journal comptable sélectionné.

3) Faire glisser (avec la souris, en maintenant appuyé le bouton de gauche) :

• dans "Ligne Champs" :
  • N° compte
  • Libellé du compte
• dans "Champs de données" :
  • Solde

4) Cliquez sur Options, et remplacez la destination - indéfini - par - nouvelle feuille -

5) Modifier le nom de la feuille nommée par défaut "Pilote de données_journal_1" en "balance". Pour cela, se positionner sur l’onglet "Pilote de données_journal_1", cliquer sur le bouton de droite et choisissez Renommer la feuille

Fonctionnement de la balance

Pour que les écritures comptables du journal soient reportées dans la balance, il faut actualiser le tableau croisé dynamique : se positionner sur la balance (à n’importe quel endroit mais sur le tableau) / cliquer sur bouton droit / le menu contextuel apparaît : choisir Actualiser

Les deux dernières lignes de la balance sont à ignorer : elles proviennent des lignes du journal créées à l’avance pour pouvoir être intégrées par les tableaux croisés dynamiques du grand-livre, de la balance...
N’oublions pas qu’il s’agit d’un document de travail, la présentation pourra être revue sur Excel (après un copier-coller) ou automatisée comme nous le verrons plus loin sur ce site.