A la clôture d’un exercice comptable, il faut rechercher dans les factures reçues après la date de clôture les factures fournisseurs qui concernent en réalité l’exercice clôturé. Autrement dit, les états financiers doivent également intégrer les factures fournisseurs non reçues, non parvenues, à la date de clôture.

FNP et CCA

FNP : factures non parvenues
CCA : charges constatées d’avance

Les factures non parvenues à la date de clôture font l’objet d’écritures de régularisations qui ont le but inverse de celui du traitement des charges constatées d’avance. En effet, il s’agit pour les :
– FNP : d’intégrer en comptabilité des factures qui n’ont pas encore été émises à la date de clôture et qui auraient dû l’être,
– CCA : de supprimer de la comptabilité des factures émises durant l’exercice clôturé et qui auraient dû être émises durant l’exercice suivant.

Exemples de factures non parvenues

La facture d’un expert-comptable arrive toujours en retard. En effet, pour la clôture d’un exercice N, le travail de l’expert-comptable intervient principalement au début de l’exercice N+1, pour pouvoir établir la liasse fiscale de l’année N avant le mois d’avril N+1. Aussi, sa facturation n’est effectuée qu’après le mois d’avril N+1, souvent au mois de juin N+1. Ainsi, il existe un décalage naturel entre cette facturation et l’exercice auquel elle se rapporte. En effet, cette facture datée de N+1 de l’expert-comptable doit être rattachée à l’exercice N, car sa prestation concerne évidemment cet exercice N.

De la même façon, dans les premières semaines d’un nouvel exercice, une entreprise reçoit des factures qui se rapportent à l’exercice précédent :
– facture d’entretien par exemple, envoyée après que la prestation a été effectuée,
– facture téléphone, les communications étant facturées après avoir été consommées (contrairement à l’abonnement qui constitue le plus souvent une charge constatée d’avance),
– facture reçue après la clôture pour des marchandises déjà livrées et donc présentes dans les stocks de l’entreprise à la date de clôture...

Écriture de factures non parvenues

La comptabilisation d’une facture non parvenue a pour but d’inscrire dans le compte de résultat à la clôture la charge qui a fait l’objet d’une facturation ultérieure.

En revanche, si cette écriture de facture non parvenue a également une incidence sur le bilan de clôture, il faut anticiper que cette facture sera normalement enregistrée en comptabilité au jour de son émission, soit durant l’exercice suivant.

Enregistrement de la charge à la clôture

Le comptable a noté ici une facture d’un montant de 1.000 euros TTC (soit 836,12 euros HT + 163,88 euros de TVA) datée du 5 janvier 2014 mais concernant la location du 4ème trimestre 2013 d’un photocopieur et de sa maintenance (pour 200 euros HT).

Les charges comptables correspondant à cette facture sont donc ajoutées au compte de résultat. En revanche, les comptes de bilan utilisés sont des comptes d’attente :

• 445860 : TVA sur factures non parvenues, pour enregistrer la TVA correspondante.
  En effet, à la clôture, cette TVA n’est pas de la TVA déductible, car elle ne peut pas être récupérée que l’entreprise relève
  • du régime de la TVA sur les débits : la date de la facture entraînant sa déductibilité,
  • du régime de la TVA sur les encaissements : la date de paiement de la facture permettant de rendre la TVA déductible.
• 408100, Fournisseurs, factures non parvenues, pour enregistrer en dette le total TTC de la facture.
  Ce sous-compte du compte fournisseurs permet d’isoler ces factures particulières car cette dette, inscrite au bilan de la société, doit être considérée comme dette à régler postérieurement à la clôture. Ainsi, cette dette ne peut pas être confondue avec des factures en attente de paiement, variable d’ajustement pour les entreprises en difficulté de trésorerie par exemple : le paiement des FNP n’est pas volontaire car ces factures n’avaient justement pas encore été reçues à la clôture.

Annulation de la facture non parvenue

Au premier jour de l’exercice suivant la clôture, les écritures de factures non parvenues sont contrepassées, pour annuler les comptes de bilan mouvementés.

La nécessité de cette écriture d’extourne apparaît pleinement à l’étape suivante.

Comptabilisation de la facture reçue

Lors de la réception de la facture fournisseur en 2014, celle-ci est comptabilisée normalement.

Il faut imaginer une grande entreprise, dans laquelle le service comptabilité est séparé en différents bureaux :
– le service fournisseurs comptabilise les factures en tenant compte de leur date d’émission : la facture fournisseur datée de 2014 est donc comptabilisée dans le journal 2014,
– le service comptabilité générale qui passe notamment les écritures de clôture et a enregistré au 31 décembre 2013 l’écriture de facture non parvenues.

Ainsi, l’écriture de facture non parvenue n’a d’impact que sur le résultat affiché à la clôture et annule la charge correspondante sur l’exercice suivant.

Analyse des charges et factures non parvenues

Dans les comptes de résultat des exercices 2013 et 2014, on obtient donc les charges suivantes :

En conclusion, la comptabilisation des factures non parvenues permet bien :
– de déplacer une charge comptable sur l’exercice concerné même si la facture correspondante n’a pas été reçue à la date de clôture,
– et la contrepassation de cette écriture annule la charge sur l’exercice de réception de cette facture.

Dans la pratique, il faut être attentif à l’adéquation des comptes de charges utilisés lors de :
– l’écriture de contrepassation de la FNP dans le journal des OD (Opérations Diverses),
– et l’écriture de comptabilisation de la facture dans le journal des ACHATS.
En d’autres termes, il faut s’assurer que l’on a bien annulé les charges (contrepassation FNP) dans les comptes où elles ont ensuite été enregistrées (écriture d’achat).