Les obligations comptables des commerçants sont détaillées dans le Code de Commerce. Aussi, nous commenteront les articles correspondants pour préciser les obligations comptables des commerçants.

Article R123-173 : "Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire."

Le livre-journal

Présentation du livre-journal

Article R123-174 : "Les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour sur le livre-journal."

Sur le livre-journal, appelé simplement "journal" dans les logiciels comptables, doivent être écrites toutes les opérations des commerçants et artisans les unes après les autres.

Article R123-173 : "Le livre-journal (et le livre d’inventaire) peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal dans le ressort duquel le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d’identification répertorié par le greffier sur un registre spécial."

Si la comptabilité est tenue manuellement par le commerçant, celui-ci doit utiliser un livre-journal type acheté en librairie et l’apporter au greffe du tribunal de commerce afin d’éviter l’unicité de la comptabilité et la suppression de pages (et donc d’écritures) du livre-journal.

Article R123-173 (suite) : "Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d’inventaire ; dans ce cas, ils sont identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve."

Lorsque la comptabilité est tenue sur informatique, le logiciel utilisé doit être agréé par l’Administration. Ce logiciel doit en particulier permettre la clôture d’un exercice comptable afin d’éviter que des comptes établis ne puissent être par la suite modifiés. Dans la pratique, il est toujours possible, d’une part d’ouvrir de nouveaux exercices (jusqu’à 5 sur Sage Comptabilité) sans clôturer les précédents, d’autre part de copier le fichier comptable juste avant clôture pour y apporter des modifications ultérieures. Il n’en reste pas moins que le logiciel comptable proposé sur ce site sur tableur n’est pas reconnu par l’Administration Fiscale et ne peut être utilisé seul pour établir la comptabilité d’un commerçant ou artisan. En revanche, la comptabilité préparée sur ce logiciel peut être exportée sous forme informatique vers le logiciel d’un expert-comptable qui pourra alors imprimer dans les règles votre livre-journal, votre grand livre et votre livre d’inventaire.

Article R123-176 : Le livre-journal et le grand livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l’exigent.

Dans la pratique, il existe donc plusieurs journaux (papiers ou informatiques) : un journal pour les opérations de banque, un journal pour les opérations de caisse (réalisées en espèces), un journal pour les achats, un journal pour les ventes...

Utilisation du livre-journal

Article R123-174 : Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie.

A chaque opération correspond une écriture. Chaque écriture devra comprendre les informations suivantes :
– de la date de l’opération, puisqu’elles sont comptabilisées au jour le jour.
– implicitement, le nom du journal utilisé (banque, caisse, achat, vente...)
– l’origine du flux : une facture à payer, une vente réalisée...
– sa contrepartie : l’émission d’un chèque, l’encaissement d’espèces...
– l’explication de l’opération, son libellé, qui indique donc le numéro de la facture payée ou émise, le type de vente ou d’achat réalisé...
– la référence de la pièce (un numéro ou code) permettant de retrouver la pièce correspondante (facture d’achat, de vente...).

Article R123-174 : "Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique. Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini au document mentionné à l’article R. 123-172."

Une opération correspond à un flux, financier ou non : un achat, une vente, une déclaration de TVA... Si chaque opération doit être écrite séparément dans le livre-journal, il est toutefois admis que plusieurs opérations identiques d’une même journée ne constitue qu’une seule pièce. Par exemple, un coiffeur qui réalise 20 coupes dans la journée a la possibilité de ne comptabiliser qu’une seule vente dont le montant correspondra à la totalité de ses recettes de la journée.

Article R123-174 : "Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini au document mentionné à l’article R. 123-172."

C’est essentiel : il faut définir les procédures comptables, la façon dont on procède pour comptabiliser ses opérations et, en particulier, le mode de classement de ses pièces. A chaque opération comptabilisée doit correspondre une pièce, celle-ci devant être conservée pendant une durée de 10 ans au moins. A défaut de pièce (factures achat-vente, déclarations TVA, taxe professionnelle, ticket de caisse, titre de transport...) une opération ne peut être comptabilisée. De la même façon, lors d’un contrôle fiscal, si vous n’êtes pas en mesure de retrouver une facture d’achat, cet achat sera considéré comme non existant.

Le grand livre

Article R123-174 : Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand livre.

Le grand livre est donc le document qui permet de réaliser une synthèse mensuelle de chaque type d’opération. Lorsque la comptabilité est tenue manuellement, un grand-livre comprendra autant de pages que de comptes ont été utilisés :
– compte des achats de marchandises,
– compte des achats de fournitures,
– compte de la TVA payée sur les achats,
– compte des ventes réalisées,
– compte de la TVA collectée sur les ventes,
– compte de banque qui récapitule tous les flux financiers,
– compte de caisse qui indique tous les mouvements d’espèces...
Le total de chaque page (de chaque compte) sera reporté dans le livre d’inventaire pour présenter la synthèse de l’activité mensuelle de l’entreprise. Le grand livre est donc un document intermédiaire, établi à partir du livre-journal pour établir l’état d’inventaire, qui regroupe toutes les opérations de même nature.

Le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire doit lui également être coté et paraphé.

Article R123-177 : L’inventaire est un relevé de tous les éléments d’actif et de passif au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date d’inventaire.
Les données d’inventaire sont regroupées sur le livre d’inventaire et distinguées selon la nature et le mode d’évaluation des éléments qu’elles représentent. Le livre d’inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.

Le livre d’inventaire recense le solde (le montant total) de tous les comptes influent sur le patrimoine de l’entreprise : le solde bancaire, le solde de la caisse, les dettes aux fournisseurs, les créances sur les clients...
Cependant, chaque solde doit être expliqué en détail. Justifier un compte, c’est détailler la composition de son solde : A quelles factures correspond la dette total aux fournisseurs ? Quelles sont les factures non payées par des clients ? Un inventaire de la caisse (indiquant le nombre de chaque type de billets et pièces) permet-il de confirmer le solde comptable de la caisse ?

Article R123-177 : "Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur le livre d’inventaire, sauf lorsqu’ils sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés conformément à l’article R. 123-111."

Le livre d’inventaire doit également comprendre les comptes annuels, à savoir : le bilan, le compte de résultat et les annexes. Ces comptes annuels doivent être écrits chaque année sur le journal d’inventaire, sauf lorsque l’entreprise a l’obligation de déposer au greffe ces comptes annuels.

Procédures comptables

Article R123-172 : " Un document décrivant les procédures et l’organisation comptables est établi par le commerçant dès lors que le document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles. Ce document est conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte."

Le fonctionnement du livre-journal, du grand livre, du livre d’inventaire, le mode de comptabilisation des écritures, le classement des pièces... doivent faire obligatoirement l’objet d’un écrit.

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