Dans notre exemple, entreprise relevant des BIC mais au titre d’une activité de services et non d’achat-vente, il n’existe pas de stock.

Cependant, étant donné que ce dossier de clôture d’une comptabilité BIC concerne également les activités commerciales qui utilisent un stock de marchandises, l’article ci-dessous donne un aperçu de la méthode d’inventaire de stocks pour conseiller au final l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale parallèlement à un logiciel de gestion comptable.

En ce qui concerne l’écriture comptable de variation des stocks de marchandises, elle est détaillée dans le dossier "Ecritures de clôture".

Méthode d’inventaire des stocks

Inventorier des stocks consiste à compter les marchandises en stock à la date de clôture, puis à évaluer ces marchandises.

L’inventaire des stocks doit avoir lieu à la date de clôture, et donc généralement le 31 décembre. Dans la pratique, dans les grandes entreprises, le jour du 31 décembre, l’activité est stoppée et, par équipes, des auditeurs participent avec les salariés au comptage des stocks. Les marchandises en stock ont préalablement été rangées, des zones de stockage sont délimitées, et les marchandises de chaque zone sont comptées par deux équipes différentes. En cas d’écart de comptage, une troisième équipe retourne effectuer un troisième comptage.

Toutes les ventes et les achats de stocks postérieurs à cette date de clôture ne doivent pas gêner ce comptage. C’est pourquoi de nombreuses entreprises sont fermées durant l’inventaire. Dans le cas contraire, tous les mouvements intervenus durant le temps de l’inventaire doivent être identifiés et des régularisations sont effectuées.

Fiche d’inventaire

Pour chaque produit en stock, une fiche d’inventaire est établie selon le modèle suivant :

Influence des stocks sur le résultat

Un stock dont la valeur a été gonflé augmente l’actif du bilan de la société, et donc son résultat.

Cette surévaluation des stocks peut résulter :
– D’une surévaluation des quantités en stock : irrégularité comptable par définition et mise en cause de la responsabilité du commissaire aux comptes éventuel.
– D’une majoration des coûts d’achat (en fonction de la méthode d’évaluation choisie : CMUP, FIFO, LIFO).
– De la non comptabilisation des provisions sur stock, pour prendre en compte la dévalorisation de certains stocks en raison de leur ancienneté ou de leur état.

Mais généralement une société a plutôt intérêt à limiter son résultat fiscal pour limiter l’impôt dû. Or une sous-évaluation des stocks entraîne une minoration des actifs de la société, et donc de son résultat comptable.

Utilisation d’un logiciel de gestion commerciale

Dès lors qu’une entreprise commerciale possède un stock important, l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale s’impose.

Qu’est-ce qu’un stock important :

• En valeur : un stock dont la valeur représente une part importante du chiffre d’affaires annuel. Au-delà de 3 mois de chiffre d’affaires en stock, le suivi de la valorisation du stock est indispensable pour pouvoir justifier auprès du fisc de cette valorisation et suivre au jour le jour, par des inventaires permanents, les quantités en stock.
• En quantité : un stock qui regroupe des références nombreuses de produits exige pour l’entreprise de connaître en permanence le nombre de produits qu’elle possède :
• pour pouvoir répondre aux commandes en s’assurant de bien disposer des quantités souhaitées
• pour gérer les réapprovisionnements, dès lors qu’une quantité de stock tombe sous le stock d’alerte définie par l’entreprise

De plus, un logiciel de gestion commerciale est un outil indispensable pour pouvoir émettre des documents commerciaux professionnels (devis, factures).

Enfin, un logiciel commercial rattaché au logiciel comptable utilisé permet de générer automatiquement :
– les écritures d’achat aux fournisseurs, en saisissant le détail des références achetées et entrées en stock,
– les écritures de vente aux clients à chaque facturation, en saisissant les sorties de stock correspondantes,

Ainsi, l’entreprise dispose d’une liste théorique de ses produits en stock à tout moment, inventaire théorique qui peut être contrôlé et rapproché des quantités réellement détenues. Toute anomalie dans la gestion des stocks ou dans la facturation peut ainsi rapidement être décelée.