La comptabilité sur les encaissements est la forme de comptabilité la plus simple, aussi est-elle réservée à certaines entreprises seulement.

Entreprises concernées par la comptabilité sur les encaissements

Seules les entreprises qui relèvent des BNC et du régime de la déclaration contrôlée (en micro-BNC les obligations comptables sont encore plus limitées) peuvent tenir une comptabilité sur les encaissements. Mais ce c’est pas une obligation : ces entreprises conservent la possibilité d’opter pour le régime fiscal du réel normal et tenir ainsi une comptabilité sur les débits.

Certaines entreprises relevant des BIC peuvent éventuellement tenir une comptabilité de trésorerie (comptabilité proche de la comptabilité sur les encaissements mais qui demande en fin d’exercice d’ajuster les créances et les dettes).

Enfin, les sociétés civiles immobilières transparentes, imposables à l’impôt sur le revenu, tiennent une comptabilité sur les encaissements.

Principe et avantages comptabilité sur les encaissements

La comptabilité des BNC relevant du régime de la déclaration contrôlée est basée, non pas sur les factures reçues et émises, mais sur les encaissements et décaissements : seuls les flux de trésorerie sont comptabilisés.

Éventuellement, il est possible de comptabiliser ces écritures à partir des relevés de compte professionnel et de classer ses pièces comptables dans leur ordre d’apparition sur ces relevés.

D’un point de vue comptable, c’est une simplicité appréciable. En effet, les opérations à prendre en compte pour la déclaration fiscale des BNC sont toutes indiquées sur les relevés de compte professionnel de l’indépendant (d’où l’intérêt d’ouvrir un compte professionnel), évitant ainsi tout oubli d’opérations et tout rapprochement bancaire.

Inconvénients d’une comptabilité sur les encaissements

Inconvénients pour l’analyse comptable

D’un point de vue pratique, cette simplicité demande de suivre d’un côté les opérations à déclarer (les encaissements et décaissements), de l’autre les opérations en attente (factures émises non encore réglées pour lesquelles il faudra relancer ses clients). Mais un peu d’organisation suffit à ce suivi.

D’un point de vue comptable, la comptabilité sur les encaissements permet d’éviter une comptabilité en partie double : lorsqu’une vente est encaissée, une même écriture constate la vente et le paiement (même principe pour les achats). Pour cette raison, les comptes de clients et fournisseurs ne sont pas utilisés.

C’est certes un gain de temps, mais cela pose un problème de sécurité. En particulier, la comptabilité ne permettra pas de relever une facture d’achat payée deux fois ou une facture de vente jamais encaissée. Encore une fois, la comptabilité sur les encaissements demande en parallèle (sur excel par exemple) un suivi des factures émises et encaissées.

Inconvénient fiscal

D’un point de vue fiscal, les conséquences de cette simplification comptable peuvent devenir non négligeables. D’une année sur l’autre, vos revenus imposés dépendront de vos factures payées et non de vos factures émises. Ainsi, en jouant sur les dates d’envoi de vos factures ou de dépôt de vos recettes, vous pourrez augmenter ou diminuer vos recettes de l’année.

Ce moyen d’optimisation fiscale peut aussi avoir des impacts négatifs : un client qui règlera avec retard des factures importantes pourra diminuer vos revenus d’une année et augmenter ceux de la suivante, entraînant des variations de votre impôt sur le revenu qui n’auraient pas eu lieu si votre comptabilité avait été tenue sur les débits.