La saisie au journal des chèques, à partir du talon de chèque du compte bancaire de l’entreprise, est complétée par l’enregistrement des prélèvements et ordres de virement qui seront notés sur le relevé bancaire de la période.

Tout décaissement doit être justifié par une pièce comptable : talon de chèque, ordre de virement, avis de prélèvement. Ces documents pourront être rapprochés des pièces comptables qui justifient les charges payées : facture, appel de cotisations, avis d’imposition...

Enregistrement des chèques

La comptabilisation des décaissements comprend les règlements fournisseurs principalement, mais aussi les paiements des cotisations sociales, des impôts et taxes...

Pour procéder à l’enregistrement de ces règlements pour une période donnée, le comptable utilise le talon de chèque de l’entreprise et entre au journal, les uns après les autres, les règlements effectués durant cette période. Il est recommandé de disposer en parallèle des factures fournisseurs payées :
– pour relever dès la comptabilisation des chèques les erreurs éventuelles de règlement,
– pour vérifier que figure bien sur les factures payées la mention "payé le ... par chèque n° ....". Cette mention n’est pas obligatoire mais constitue un moyen d’identifier les factures non réglées ou réglées deux fois d’une part, et de faciliter le suivi commercial de ces factures (en cas d’appel d’un fournisseur qui s’inquiète de ne pas avoir reçu un règlement, ou pour pouvoir traiter une relance écrite...).

Enregistrement d’un règlement fournisseur

La comptabilisation d’une facture fournisseur a fait l’objet d’un précédent cours. Reprenons la facture du fournisseur Mobiliéco d’un montant 223,13 euros enregistrée alors.

Le règlement de cette facture est effectué par chèque le 15 juin 2013. L’écriture serait la même si ce paiement avait été effectué par virement ou par prélèvement .

Écriture de règlement

C’est un journal de BANQUE qui est utilisé pour constater les flux bancaires.

Impact sur le bilan

Cette écriture ne mouvemente que des comptes de bilan. Elle n’a donc aucune incidence sur le compte de résultat. En effet, qu’une entreprise paye ou non ses dettes, son résultat reste inchangé. Les règlements ne constituent pas une activité économique mais des flux financiers. Ils modifient donc la trésorerie de l’entreprise, son équilibre financier, mais sans augmenter ses charges ou produits, sans modifier le résultat de son activité.

Le compte de banque (n° 512000) figure à l’actif du bilan. Un découvert bancaire apparaît donc comme un actif négatif. Un règlement fournisseur diminue l’actif du bilan, les avoirs de l’entreprise. Ce règlement apparaît donc au crédit du compte 512000, réduisant d’autant le solde du compte bancaire à l’actif.

Reprenons le bilan de l’entreprise après comptabilisation de la facture fournisseur et complétons-le, en gras, des modifications apportées par cette écriture de règlement.

Le résultat demeure inchangé.
La dette fournisseur a été annulée par le règlement de sa facture.
En contrepartie, le compte bancaire a été réduit de 223,13 euros.

Enregistrement du paiement de cotisations

Le règlement de cotisations sociales par exemple à une caisse de cotisations suit le même modèle que précédemment. La seule différence sera le compte de tiers utilisé. Il ne s’agira plus alors du compte fournisseur mais d’un autre compte de tiers, celui utilisé pour enregistrer la dette réglée par le chèque à entrer en comptabilité. Pour comptabiliser ce règlement, il faut donc se référer au plan comptable utilisé et, pour éviter toute erreur de compte, retrouver le numéro de compte initialement utilisé.

Par exemple, considérons un prélèvement de 1.447,87 euros effectué par l’URSSAF le 22 octobre 2013. Ce prélèvement correspond à un appel de cotisations déjà enregistré dans le compte 431000.