L’étude des écritures de règlement d’un fournisseur saisies au journal est complétée par l’étude de l’évolution d’un compte fournisseur dans le grand-livre.

Écritures comptables règlement fournisseurs

Dans la présentation des écritures de charges, trois écritures avaient été comptabilisées au journal :

Il faut maintenant comptabiliser au journal les pièces comptables suivantes :
– le ticket de caisse du 02/10/2015 qui indique le règlement en espèces des achats effectués chez Monobus le 02/10/2015,
– l’ordre de virement du loyer du mois d’octobre en date du 03/10/2015,
– le chèque n°1451257 en date du 18/10/2012 d’un montant de 348,00 en règlement de la CFE 2014.

A noter :
– les règlements en espèces sont comptabilisés dans le journal de caisse et mouvementent non pas le compte bancaire mais la petite caisse (compte n°530000),
– la numérotation des écritures suit des chronos distincts par journal : 1001 pour la première pièce du mois d’octobre, 1002, 1003... et ceux pour le journal des ACHATS, de VENTES, de BANQUE, de CAISSE... deux pièces peuvent donc avoir le même numéro mais auront alors été comptabilisées dans des journaux différents (et donc classées distinctement).

Report écritures dans grand-livre comptable

Les écritures du journal sont reportées dans le grand-livre, chaque ligne du journal étant reporté dans le compte correspondant au grand-livre, ce dernier regroupant l’intégralité des comptes utilisés dans l’entreprise.

Au grand-livre, les comptes comptables sont détaillés les uns en-dessous des autres et le nom du journal utilisé est indiqué pour chaque ligne d’écriture de manière à assurer la traçabilité des pièces comptabilisées.

Ainsi, il est possible de retrouver la pièce correspondant à l’enregistrement de la seconde ligne du compte 401000 Fournisseurs : il s’agit, dans le classeur des ACHATS, de la pièce n°1015 (les pièces étant classées dans l’ordre de ce numéro d’enregistrement), une facture de loyer.

Analyse compte fournisseur

Dans notre exemple, les comptes 401000 Fournisseurs et 447180 CFE sont soldés au 31/10/2015 : aucune dette fournisseur n’est due à cette date.

Dans la pratique, il est presque impossible qu’à une date donnée toutes les factures fournisseurs antérieures à cette date aient été payées. Par conséquent, à la date de clôture notamment, le solde du compte fournisseur est généralement créditeur : des factures apparaissent au crédit du compte fournisseur (suite à la comptabilisation d’achats) sans contrepartie au débit (sans règlement de ces factures).

Or le solde de ce compte fournisseur à la date de clôture est à justifier :
– le solde du compte fournisseur doit être expliqué par le détail des factures fournisseurs non réglées à la date de clôture,
– les copies des factures fournisseurs composant ce solde doivent être insérer dans le dossier de clôture juste derrière l’analyse du solde du compte fournisseur.

Aussi, l’analyse du compte fournisseur consiste à retrouver les montants qui figurent dans le grand-livre au crédit mais pas au débit. Les logiciels comptables permettent de pointer les factures avec leurs règlements et d’imprimer les factures non pointées, qui composent donc le solde. Lorsque l’on traite un petit nombre de factures, il reste possible de lettre manuellement ces factures fournisseurs.

Pour simplifier cette analyse du compte fournisseur, il est également possible de limiter le nombre d’écritures dans ce compte en utilisant plusieurs comptes fournisseurs. Par exemple, on peut créer des comptes n°401001, 401002, 401003 pour les fournisseurs habituels, parallèlement à un compte 401000 réservé aux fournisseurs divers.