Suite à cette définition du grand-livre, nous poursuivons notre exemple d’une comptabilité réelle en présentant dans l’article suivant le grand-livre récapitulant l’ensemble des écritures de la SCI dont nous poursuivons la comptabilité jusqu’aux états financiers.

Construction du grand-livre comptable

Le grand-livre comptable est un document où figurent tous les comptes du plan comptable de l’entreprise.

Les lignes du journal comptable sont reportées une à une dans le grand-livre.

Prenons pour exemple l’écriture suivante comptabilisée au journal :

Les deux lignes de cette écriture sont reportées dans le grand-livre dans les deux comptes correspondants :

Dans le compte emprunt du grand-livre

Dans le compte banque du grand-livre

Utilisation grand-livre comptable

L’intérêt premier du grand-livre comptable est de rassembler par compte les écritures du journal, première étape indispensable pour obtenir le solde de chaque compte. Or lorsque la comptabilité était tenue manuellement, cette étape était primordiale avant de pouvoir présenter une balance puis des états financiers.

Tout logiciel informatique permet aujourd’hui d’obtenir le grand-livre à partir du journal comptable. Aussi, le grand-livre est utilisé pour contrôler la comptabilité ces contrôles s’effectuant à partit du détail de toutes les opérations d’une période pour un même compte :

• L’impression du compte de banque du grand-livre récapitule donc toutes les opérations bancaires comptabilisées sur un mois par exemple. Cette impression du compte 512000 banque du grand-livre comparé au relevé bancaire de l’entreprise est la base même du rapprochement bancaire.
• De la même façon, le compte 530000 caisse permet de rapprocher les écritures de caisse comptabilisées avec l’inventaire de caisse.
• Le récapitulatif d’un compte de tiers (compte de bilan, fournisseur, client...) peut-être comparé à la comptabilité de ce fournisseur ou client : c’est la circularisation des comptes. Par exemple, il est possible de comparer (à la demande de son commissaire aux comptes par exemple) le total annuel de ses achats à la SARL X en demandant à cette société un extrait de notre compte dans leur comptabilité.
• Le détail annuel d’un compte de charge ou produit permet de vérifier le nombre d’opérations attendues sur cette période. Par exemple, dans un compte de loyer, on cherchera à vérifier que les 12 loyers mensuels ont bien été comptabilisés. On procèdera de même pour des mensualités d’emprunt, les salaires, les cotisations sociales mensuelles, trimestrielles...

Exemple contrôle loyers encaissés d’une SCI

Une SCI loue un bien immobilier. Aussi, son compte de produit utilisé pour l’encaissement de ces loyers devra refléter à la fin de l’année l’encaissement des 12 loyers annuels.

NB : la comptabilité d’une société civile immobilière ne présente aucune particularité, cet exemple nous permettant simplement d’éviter le problème de la TVA.

Extrait grand-livre annuel SCI X

Le compte de loyers du grand-livre annuel permet de contrôler l’exhaustivité des comptes de la SCI (tous les loyers de l’année ont été comptabilisés).