La notion d’inventaire des immobilisations ressort plus clairement si l’on prend l’exemple d’une très grande entreprise industrielle, cependant cet inventaire est également incontournable dans une petite entreprise, pour un artisan notamment.

Si l’on ignore ce qu’est une immobilisation, consulter notre définition.

Inventaire des immobilisations dans une grande entreprise

Il faut imaginer une société possédant quelques milliers de salariés, des établissements dans plusieurs lieux géographiques, des achats d’immobilisations effectuées par différents services en fonction de leurs besoins (matériel informatique, logiciels de bureautique, matériel industriel, matériels de transport...). S’assurer de l’existence physique de toutes les immobilisations comptabilisées devient l’objet d’un travail à part entière.

En effet, le service comptable centralise :
– tous les achats d’immobilisations qui sont regroupés dans des comptes de la classe 2,
– les amortissements annuels comptabilisés dans les comptes 28 correspondant,
– les cessions d’immobilisations (mises au rebut, ventes...).

Cependant, ce service comptable peut commettre des erreurs et comptabiliser en charges une immobilisation. Ensuite, il n’a pas la possibilité de s’assurer que les charges théoriques comptabilisées chaque année correspondent bien à la réalité. Pour cela, l’inventaire annuel des immobilisations doit lui permettre :
– De rapprocher la liste des immobilisations présentes dans l’entreprise avec celle inscrites à l’actif du bilan. Les ajustements nécessaires (reclassement d’une charge en immobilisation, constatation d’une cession d’immo...) font partie des opérations de clôture.
– D’être informé de l’état des immobilisations, pour constater éventuellement une provision lorsqu’une immobilisation n’a plus une valeur réelle qui justifie sa valeur comptable.
– De comptabiliser les dotations annuelles sur la base du plan d’amortissement des immobilisations réellement détenues à la clôture.

Pour traiter l’ensemble de ces informations, les entreprises utilisent des logiciels de gestion des immobilisations.

Inventaire des immobilisations dans une TPE

Dans une entreprise individuelle ou une petite société, faut-il s’astreindre à un tel travail ? La réponse est oui, mais cet inventaire sera alors très rapide. Il consistera à lister, sur une feuille appelée "inventaire immobilisations" toutes ses immobilisations et à regrouper derrière cet en-tête de dossier tous ses plans d’amortissements correspondants.

Sur tableur, dans un même ficher :
– une feuille récapitulative,
– puis une feuille par immobilisation pour présenter son tableau d’amortissement.

Ce travail est obligatoire et d’autant plus important en cas de passage d’une entreprise individuelle à une EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée) ou de la création d’une AERL (auto-entreprise à responsabilité limitée) par un auto-entrepreneur. En effet, dans ce cas, la déclaration d’affectation à établir au jour de l’option reprendra les informations contenues dans l’inventaire des immobilisations :
– détail de toutes les immobilisations utilisées par l’entreprise,
– valeur unitaire de chaque immobilisation au jour de cette option pour l’EIRL ou l’AERL.