Avant de commencer une production, une entreprise peut demander à son client une avance, ou un acompte.

Définition avances et acomptes

Les avances sont des versements effectués au moment de la commande, avant le début de toute prestation. Par exemple, une avance de 30% ou 40% est généralement demandée par un artisan lors de l’acceptation de son devis.

Les acomptes sont des versements effectués au fur et à mesure de l’avancement d’une prestation. Par exemple, un contrat d’architecte prévoit plusieurs acomptes sur sa prestation en fonction des phases de sa mission réalisées.

Les avances et acomptes se comptabilisent de la même manière et seront déduits du montant à payer de la facture finale.

Les avances et acomptes reçus par une entreprise de ses clients sont comptabilisés dans le compte 419100, Clients avances et acomptes reçus (le compte 419 restant proche au bilan du compte 411 Clients).
Les avances et acomptes versés par une entreprise à ses fournisseurs sont comptabilisés dans le compte 409100, Fournisseurs avances et acomptes versés (le compte 409 se trouvant juste en-dessous du compte fournisseur au passif du bilan).

Écriture comptable des avances et acomptes reçus

Prenons pour exemple une entreprise GROSSISTE qui demande une avance à son client DETAILLANT d’un montant de 3.000 euros, versés le 04/06/2014. La prestation correspondante facturée le 20/07/2014 par Grossiste s’élève à 10.000 euros. Le règlement de DETAILLANT du 10/08/2012 s’élève donc à 7.000 euros.

Comptabilisons les écritures correspondantes dans le journal de l’entreprise GROSSISTE :

1) Comptabilisation de la remise de chèque de l’avance reçue

GROSSISTE constate une dette envers son client en contrepartie de l’encaissement de son avance.

2) Comptabilisation de la facture de vente

GROSSISTE émet une facture et enregistre cette vente de 10.000€ en constatant en contrepartie une créance sur son client de 7.000€ (car GROSSISTE a déjà perçu 3.000€ sur cette vente). Pour cela, GROSSISTE annule sa dette envers son client constaté lors de la remise du chèque d’avance.

Le bilan de GROSSISTE se présente alors comme suit :

3) Comptabilisation du règlement client

GROSSISTE dépose le chèque de règlement de DETAILLANT. Cette remise de chèque se comptabilise au journal en annulant la créance client pour constater une entrée en banque de 7.000€ (le solde du compte banque étant alors porté à 10.000€) :

Écriture comptable des avances et acomptes versés

Si l’on se place maintenant du côté de détaillant, les 3 écritures suivantes deviennent :
1) le versement d’une avance,
2) la comptabilisation d’une facture d’achat,
3) le règlement d’un fournisseur

Différence entre avance et acompte et produit constaté d’avance

Les avances et acomptes sont versés :
– avant le déclenchement d’une production par l’entreprise qui les reçoit,
– par un client pour déclencher une commande.

A l’inverse, les produits constatés d’avance correspondent à des facturations de l’intégralité d’une prestation avant même la réalisation de celle-ci.

Aussi, si les produits constatés d’avance nécessiteront d’être régularisés à la clôture, les avances et acomptes, déjà comptabilisés au bilan, n’auront pas à être modifiés au terme d’un exercice.