Il ne faut surtout pas confondre une facture d’avoir avec une facture de doit (facture habituelle, le terme "de doit" permettant justement de la distinguer de la facture d’avoir). Or c’est une erreur courante chez les comptables car seule la mention "avoir" dans l’en-tête d’une facture permet d’en reconnaître la spécificité.

Avoir pour reprise d’articles

Cette première source d’avoir est courante dans les entreprises commerciales, mais une société de services peut également corriger le montant d’une facturation par une facture d’avoir. Dans tous les cas, lorsque deux factures s’annulent, en totalité ou partiellement, il est absolument interdit de ne comptabiliser que la différence entre ces deux facturations. Il faut comptabiliser :
– dans un premier temps la facture de doit initiale,
– dans un second temps la facture d’avoir, par l’écriture détaillée ci-dessous.

L’écriture à enregistrer pour constater un avoir pour retour de marchandises est la même que celle de vente mais passée à l’envers :
– les comptes de produit sont enregistrés au débit (pour annuler le produit constaté lors de la vente), les comptes de charge au crédit,
– les créances initialement inscrites au débit (à l’actif du bilan) sont annulées par des montants comptabilisés au crédit,
– les dettes qui figurent au passif du bilan sont annulées en mouvementant les comptes correspondants au débit.

Considérons une facture d’avoir émise pour constater une reprise de marchandises pour 800 euros, suite à la vente réalisée le 8 avril 2013 (voir notre exemple d’écriture de vente initiale). La remise initiale de 10% et l’escompte de 2% accordés au client doivent être également annulés proportionnellement au montant hors taxes de l’avoir (si l’on annule une partie de la vente, on l’annule pour son montant après remise, et on corrige également l’escompte accordé).

Facture d’avoir émise

AVOIR

Écriture comptable d’annulation d’une vente

Il s’agit de l’écriture comptabilisée par le fournisseur, l’entreprise qui a émis cet avoir, qui a tout d’abord réalisé une vente et qui annule maintenant en partie cette vente. Dans notre exemple, il s’agit pour une entreprise de traduction qui a facturé 8000 mots à l’un de ses clients d’annuler 2000 mots, soit 1/4 de sa facturation initiale (en raison d’une erreur de facturation, d’un désaccord commercial...).

Avoir pour RRR

La définition des RRR a déjà été formulée. Contrairement à une remise généralement négociée avant facturation, un rabais accordé suite à une erreur de livraison, une contestation des marchandises vendues, un différent sur la qualité d’une prestation... intervient après l’émission de la facture initiale. Par définition, une ristourne intervient à la fin d’une période. Dans ces deux cas, le RRR ne peut pas venir en déduction du montant HT de la vente réalisée. Il faut alors émettre une facture distincte sur laquelle ne figure que le montant de ce RRR.

Un RRR accordé à un client suite à une vente vient diminuer le montant de cette vente pour l’entreprise fournisseur. C’est un cas particulier de vente négative. Le RRR est comptabilisé comme une vente, mais à l’envers : le RRR est un produit comptabilisé au débit, qui viendra annuler une partie des comptes de produit enregistrés au crédit et figurant dans les produits (colonne de droite) du compte de résultat.

Facture d’avoir émise

Considérons l’exemple de notre entreprise de traduction qui accorde un rabais suite à un litige avec un client quant à une prestation d’interprétation déjà facturée.

AVOIR

Ecriture d’avoir pour RRR

A noter que sur tout logiciel comptable il est parfaitement possible de saisir les lignes d’une écriture dans l’ordre que l’on souhaite, la seule contrainte étant l’équilibre de cette écriture (débit = crédit).

Avoir pour escompte

Logiquement, une facture d’escompte est accordée postérieurement à l’émission d’une facture puisque l’origine de l’escompte est justement le règlement d’une facture avant son échéance. Si l’usage des escomptes est limité, dans la pratique en revanche un escompte est toujours comptabilisé isolément, venant réduire le montant d’une vente réalisée antérieurement du montant de cette réduction financière.

Contrairement au RRR qui constitue une vente négative, l’escompte accordé est une charge financière pour l’entreprise. Cette charge a pour contrepartie la diminution de la créance client constatée lors de l’émission de la facture initiale. Cette créance, inscrite à l’actif du bilan, est partiellement annulée en mouvementant au crédit le compte 411 clients.

Prenons pour exemple un escompte de 8,80 euros HT accordé à un client suite à la réception de son paiement 30 jours avant l’échéance de notre facture.

Il faut noter la particularité de l’utilisation d’un compte de TVA collectée au débit qui vient corriger la TVA collectée initialement inscrite au crédit. Le but est donc l’utilisation d’un même compte pour davantage de cohérence dans l’analyse ultérieure de ce compte.