La comptabilité sur les débits est la forme de comptabilité qui s’impose au plus grand nombre d’entreprises, mais aussi la plus complexe.

Entreprises devant tenir une comptabilité sur les débits

De plein droits, doivent obligatoirement tenir une comptabilité sur les débits :
– les sociétés soumises à l’IS,
– les entreprises soumises à l’IR et réalisant plus de 783.000€ de CA pour les activités d’achat-vente et plus de 236.000€ pour les activités de services.

Doivent également tenir une comptabilité sur les débits les entreprises qui ont opté pour le régime fiscal du réel normal (qu’elles relèvent des BIC ou des BNC).

Principe d’une comptabilité sur les débits

Saisie au jour le jour

Une comptabilité sur les débits prend en compte non pas uniquement les flux financiers (les encaissements et décaissements) mais l’ensemble des flux. A un flux financier constaté dans une comptabilité sur les encaissements correspondra donc deux flux économiques comptabilités dans une comptabilité de trésorerie.

Par exemple, pour une facture émise, deux opérations sont donc à comptabiliser :
– l’émission de la facture à la date de facture (une vente compensée par une créance sur un client),
– le règlement de la facture par le client (annulation de la créance sur le client et encaissement de son règlement).

Dans une comptabilité sur les débits, toutes les opérations en attente d’un flux financier sont comptabilisées (les factures en attente de règlement, les cotisations sociales d’une période dans l’attente d’un prélèvement, la TVA à reverser...)

Écritures d’inventaire

Afin d’établir des états financiers, à la clôture de l’exercice, il sera également nécessaire de procéder à la comptabilisation :

• des stocks. Le journal d’inventaire détaille la composition du stock et évalue chaque élément du stock à son coût d’acquisition.
• des dotations aux amortissements de l’année. L’inventaire des immobilisations liste les immobilisations utilisées dans l’entreprise. Les immobilisations totalement amorties figurent sur cet inventaire (et donc à l’actif du bilan) et les immobilisations mises au rebut sont considérées comme cédées pour 0€.
• des créances et dettes certaines (et des charges et produits correspondants) mais pour lesquelles aucune pièce comptable datée de l’exercice n’a été émise :
  • les factures non parvenues : à ajouter aux charges de l’exercice
    Exemple : factures Telecom de décembre de l’année N dont vous ne recevrez une facture qu’en janvier N+1 (éventuellement datée N+1 mais correspondant bien à des prestations fournies durant l’année N).
  • les factures à établir : à ajouter aux produits de l’exercice
    Exemple : facture relative à des prestations ou des ventes de décembre de l’année N mais que vous n’avez facturez qu’en janvier N+1.
• annulation des créances et dettes (et des charges et produits correspondants) comptabilisées durant l’exercice mais qui correspondent à des opérations concernant l’exercice suivant :
  • les charges constatées d’avance : à supprimer des charges de l’exercice
    Exemple : assurance payée durant l’année N mais qui couvre une partie de l’année suivante (la partie concernant N+1 doit être retirée des charges de l’année N et sera ajoutée aux charges de N+1).
  • les produits constatés d’avance : à supprimer des produits de l’exercice
    Exemple : facture de vente envoyée durant l’année N mais qui comprend des services qui seront effectués l’année suivante (la partie concernant N+1 doit être retirée des produits de l’année N et sera ajoutée aux produits de N+1).

Avantage d’une comptabilité sur les débits

Dans ce cas, la comptabilité devient l’unique outil de gestion de l’indépendant. Cette comptabilité d’engagement :
– permettra de suivre les comptes clients : factures émises, factures encaissées, et factures en attente de règlement,
– d’établir ses déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles,
– de suivre l’amortissement des immobilisations,
– reflètera la réalité économique de l’activité.

Inconvénients d’une comptabilité sur les débits

En revanche, cette comptabilité sur les débits a pour inconvénient :
– d’augmenter le nombre d’écritures comptables : une écriture pour chaque facture émise ou reçue et une écriture pour le règlement correspondant,
– d’obliger à un rapprochement bancaire mensuel.

Aussi, certaines entreprises peuvent avoir intérêt à rester à une comptabilité de trésorerie, intermédiaire entre une comptabilité sur les débits et une comptabilité sur les encaissements.